Het communiceren met belanghebbenden bij het milieuzorgsysteem
1. Toepassingsgebied.
Deze procedure betreft de afdelingen:
- KVM-afdeling;
Deze procedure is van toepassing op:
- het communiceren met interne en externe belanghebbenden in het kader van het milieuzorgsysteem.
2. Doel.
Deze procedure is opgesteld om te waarborgen dat:
- het communiceren met interne en externe belanghebbenden in het kader van het milieuzorgsysteem op een beheerste wijze plaatsvindt.
Dit houdt in dat:
- wordt bepaald met welke interne en externe partijen (de belanghebbenden) dient te worden gecommuniceerd;
- deze belanghebbenden en de wijze waarop met hen wordt gecommuniceerd, worden vastgelegd in een communicatieplan;
- er wordt gecommuniceerd met belanghebbenden zoals omschreven in het communicatieplan;
- registraties van communicatie met belanghebbenden worden gearchiveerd;
- vragen/ opmerkingen van belanghebbenden worden geregistreerd;
- van geregistreerde vragen/ opmerkingen wordt bepaald hoe deze worden afgehandeld;
- de afhandeling van vragen/ opmerkingen wordt geregistreerd en gearchiveerd.
3. Verantwoordelijke functies.
Bij de uitvoering van deze procedure zijn de volgende functies betrokken:
- KVM-coördinator;
- KVM-functionaris;
4. Werkwijze.
Het communiceren in het kader van het milieuzorgsysteem Functies
Stap Taak KC KF
1 Bepaal met welke belanghebbenden (interne en externe partijen) gecommuniceerd dient te worden in het kader van het milieuzorgsysteem. Leg dit vast op het formulier KF-907 "Communicatieplan belanghebbenden milieuzorgsysteem". X
2 Bepaal hoe met de belanghebbenden gecommuniceerd gaat worden. Leg dit vast op het formulier KF-907 "Communicatieplan belanghebbenden milieuzorgsysteem". X
3 Communiceer met de belanghebbenden zoals omschreven in het "Communicatieplan belanghebbenden milieuzorg". X
4 Registreer en archiveer de communicatie met de belanghebbenden. X
5 Registreer vragen/ opmerkingen van belanghebbenden. Hieronder vallen ook inspectieverslagen van het bevoegde gezag in verband met naleven van milieuvoorschriften en vergunningvoorwaarden. X
6 Bepaal hoe met vragen/ opmerkingen van belanghebbenden moet worden omgegaan. X
7. Handel vragen/ opmerkingen van belanghebbenden af. X
8. Registreer en archiveer de afhandeling van vragen/ opmerkingen van belanghebbenden. X
(*) KC - KVM-coördinator, KF = KVM-functionaris,
5. Registraties.
Het ingevulde formulier KF-907 "Communicatieplan belanghebbenden MZS" wordt gearchiveerd op de KVM-afdeling gedurende een periode van een jaar na uitgave van een nieuwe versie van het communicatieplan.
Registraties van communicaties met belanghebbenden worden gearchiveerd op de KVM-afdeling gedurende een periode van minimaal 5 jaar.
Registraties van afhandeling van vragen/ opmerkingen van belanghebbenden wordt gearchiveerd op de KVM-afdeling gedurende een periode van minimaal 5 jaar.
6. Referenties.
Procedures:
- Geen.
Werkinstructies:
- Geen.
Formulieren:
- KF-907 "Communicatieplan belanghebbenden milieuzorgsysteem"
7. Wijzigingenoverzicht.
14-08-2009 Eerste versie.
> Communicatieplan Interne- en Externe Belanghebbenden Milieu Zorg Systeem
< terug naar CO2 prestatieladder
